Työnkulkujen optimointi

Tieto luo arvoa vasta kun se virtaa

Tietoyhteiskunnan ja verkostoajan ominaispiirre on tiedon sekä erilaisten viestintävälineiden ja viestintätapojen räjähdysmäinen lisääntyminen. Siinä missä organisaatio kävi vielä jokin aika sitten kirje, telex tai fax ”kauppakirjeenvaihtoa” on tilanne nyt se, että uusia välineitä ja viestintäkanavia on kymmeniä ja lähes jokainen työntekijä viestii jollain tapaa asiakkaiden kanssa. Lisäksi asiaan kuuluu, että moni asiakkaista haluaa valita mieleisensä viestintätavan. Niinpä tieto ei aina virtaa.

Tunnetko organisaatiosi todelliset tiedonkulun esteet ja ahtaumat?

Monessa yrityksessä päivittäisestä työajasta kuluu 64 % viestintään ja 24 % siitä jo kerran esillä olleen tiedon uudelleen etsintään.

Viestien määrän lisääntyminen ei ole ymmärryksen kasvun tae. Monen modernin työkalun ongelma on siinä että kun viestien määrä moninkertaistuu niin tilannekuva ja viitekehys hajoaa. Sähköisen sälän joukosta on kuukauden kuluttua hankala löytää tarvitsemaansa.

Kalleinta tieto onkin silloin kun se makaa kovalevyllä tai mailisumassa eikä se liiku. Ratkaisuja tiedonkulun ongelmiin haetaan usein uusista työkaluista, mutta ne vain lisäävät hahmottamisen tuskaa ja sumentavat fokusta. Työkalu sinällään ei ratkaise viestinnän ongelmaa. (Vaikka ohjelmistoteollisuus niin haluaakin väittää.) Monasti käy päinvastoin. Tulee useita lisätyövaiheita aiempien oheen. Työn piti yksinkertaistua, mutta se mutkistuikin entisestään. Syntyy kyllä uutta keskustelua, mutta ilman sovittuja käytänteitä viestinnän määrän kasvu ei edistä toimeliaisuutta eikä vaikuttavuutta.

Entä jos turhan työn määrä puolittuisi?

Yhteydenpidon määrän kasvaessa on ymmärrettävää, että syntyy myös paljon viestintään liittyvää turhaa työtä josta kukaan ei maksa. Puolet yrityksistä ei tunne työnkulkujensa esteitä, ja jopa 90 % ei ole niitä selvittänyt. Yleisin tiedonvirtaukseen liittyvä ongelma on kaikkien tuntema tilanne, jossa tieto ei niin sanotusti ”kulje”. Vaikka asia on tunnettu jo vuosikymmenten ajan, vain harva yritys on selvillä tiedonkulun todellisista esteistä muuttuneessa tilanteessa.

Työkalut eivät ole oikotie

Sähköisten työnkulkujen tilalla onkin usein nippu sekaannuksia. Työtavat ovat aikojen kuluessa syntyneet paikkaa paikan päälle laittaen ja kasaaminen on lisäksi tehty ilman, että kukaan on oikeastaan miettinyt onko toimintamalli itsessään oikea ja tehostuuko työ. Yksi keskeisimpiä huomioita tässä kaikessa on se että tehokas tapa toimia ei tule ohjelmiston mukana. Sähköisillä työkaluilla turhan työn moninkertaistaminen käykin hetkessä. Eikä sillä niin väliä että lisääntyneestä työstä ei kukaan maksa. Onpahan uudet hienot työkalut.

Kaiken lisäksi jopa 70 prosenttia uusien työkalujen käyttöönotosta epäonnistuu. Yleisin syy epäonnistumiseen on henkilöstön epätietoisuus uuden sähköisen työtavan eduista. On tehty tuntuva investointi työkaluun, mutta jää kertomatta ja kouluttamatta henkilökunta niiden asioiden suhteen joilla työkalu helpottaa työtä ja sujuvoittaa työnkulkua.

”Simple but important. We have these great new collaboration tools that will not provide their potential value unless people are educated and approaches/processes are updated.”

– Tim McBreen

Miksi työnkulun esteiden poistaminen on toisinaan vaikeaa?

Vanhat tavat istuvat joskus lujassa. Kun päälle lisätään nippu uusia työkaluja, käy usein niin että työkaluja käytetään edelleen vanhan tavan mukaisesti. Voidaankin sanoa että työkalu itsessään ei muuta tapoja.

”Kulttuuri ei ole sitä mitä me sanomme, vaan sitä mitä teemme ilman sanomatta.”

– Nilofer Merchant

Monissa organisaatioissa ei lisäksi ole yksinkertaisesti aikaa miettiä työnkulkujen korjaamista.
Kun aina on niin kiire etteikö joka hommaa kerkeäisi korjaamaan sen seitsemän kertaa niin mitenpä olisi aikaa pysähtyä miettimään turhan työn poistamista.

Ottaen huomioon että työnkulkujen muotoilu tuo vuositasolla suuria säästöjä, on erikoista että työn uudelleenorganisointiin on aina liian vähän aikaa.

Poista tiedon virtauksen pidäkkeet ja ymmärryksensynnyn esteet

Esteiden selvittäminen on mille tahansa organisaatiolle kiitollista, sillä tulokset näkyvät yleensä heti myynnin kehityksessä, henkilöstön työtyytyväisyydessä ja asiakkaiden palautteessa.

Kahvoitus, maadoitus, jalkautus, kädellistäminen

Miksi työnkulkujen ja toimintamallien uudistaminen edellyttää perehdyttämistä ja osallisuutta?

Global taskforce of likeminded strategy & communication professionals

N. A. Osaran kuja 4 B

00790 Helsinki